PArchiv³²

Die PROCOM Archivierungslösung für kleine und mittlere Unternehmen

"PArchiv³²" dient zur Archivierung von Dateien beliebigen Typs, wobei die Archivierung von gescannten Belegen (Rechnungen, Lieferscheine usw.) zu den häufigsten Anwendungen gehört.

"PArchiv³²" lässt sich sehr einfach bedienen und ist preiswert - somit ist es auch kleineren Firmen möglich seine Belegarchivierungen in Eigenregie durchzuführen, anstatt regelmäßig, oft kostspielige Aufträge an externe Dienst-leister geben zu müssen.
Ein derartiges "Archivierungskonzept" wird erfahrungsgemäß auf Dauer zu teuer.

Das maximale Belegvolumen ist durch "PArchiv³²" in keiner Weise nach oben begrenzt.
Die Grenze bildet ausschließlich die Hardware (Scanner und Festplattenkapazität).

Das Programmpaket "PArchiv³²" besteht aus 4 Programmmodulen.

1. Archivmanager

Mit ihm werden die notwendigen Vorbereitungen geleistet, indem ohne Datenbankkenntnisse und ohne spezielles Fachwissen die gewünschten Archivstrukturen, Datenfelder, Belegtypen (z.B. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, usw.) definiert werden.

Die Basis für den Archivmanager bildet ein leistungsstarkes Datenbanksystem, welches quasi automatisch administriert wird.

Neue Archive werden frei definiert, bestehende Archive verwaltet.

Mit dem Archivmanager werden außerdem Backups durchgeführt, Benutzerzugriffe verwaltet, Vorbereitungen getroffen um die Dokumente auf externe Speichermedien zu transferieren (z.B. um CDs zu brennen) u. v. m.

2. Archivierungstool

Mit diesem Tool erfolgt die eigentliche „Dokumententenerfassung“, indem die zu archivierenden Daten (Dateien), den Archiven zugeordnet werden.

Wie bereits erwähnt, können dies Dateien beliebigen Typs sein (Textdokumente, CAD-Zeichnungen, Programm-dateien, Binärdateien usw.).

Müssen die zu archivierenden Daten gescannt werden, bietet "PArchiv³²" über die standardisierte, herstellerunab-hängige TWAIN Schnittstelle Zugang zu einer Vielzahl von Scannermodellen aller Leistungsklassen.

Zusätzlich gibt es Funktionen zur Anzeigeverbesserung, von schwarz/weiß Dokumenten, zum automatischen Ausrichten von schief gescannten Dokumenten, Zoomfunktion, automatische Rotation u. ä.

Zur Verschlagwortung (Indexierung) bietet "PArchiv³²" dem Anwender ebenfalls intensive Unterstützung um diesen Vorgang möglichst effizient durchzuführen oder teilweise zu automatisieren. Dies erfolgt u. A. durch setzen automatischer Zoombereiche in gescannten Dokumenten und durch Erzeugung sequentieller Referenzbegriffe.

Ein OCR-Modul, sowie ein Modul zur Barcode-Erkennung sind optional erhältlich.

Per ODBC können Informationen aus fremden Datenbeständen importiert werden.

Weiterhin verfügt "PArchiv³²" über ein Komprimierungs-, und Verschlüsselungsmodul um Dateien platzsparender und sicherer zu speichern.

3. Archiv-Viewer

Dieses Modul bietet dem Anwender komfortable und umfangreiche Such- und Recherchemöglichkeiten in den Datenbanken des Archivsystems und zwar archivübergreifend.

Mit ihm können die gefundenen Dateien auf dem Bildschirm angezeigt oder ausgedruckt werden. Es werden hierbei über 100 Dateiformate unterstützt.

Weiterhin können per OLE fremde „Viewer“ (z. B. Excel, Word usw.) integriert werden.

Mit den enthaltenen Exportfunktionen können die Daten an andere Systeme übergeben werden.

Der Archiv-Viewer arbeitet auch eigenständig. Er kann zusammen mit Archivdaten auf CD gebrannt werden.

So sind Archive problemlos mobil nutzbar.

4. Externe Schnittstelle (Client-Server Modul)

Über diese Schnittstelle kann der Archiv-Viewer inkl. Archivdatenbank aus fremden Applikationen heraus benutzt werden.